AI導入前の課題：業務効率とセキュリティの両立
伸栄商事は、全国の生活協同組合を主要取引先とし、化粧品・健康食品・日用品雑貨の企画から製造・販売までを手掛ける卸商社です。同社では、生成AIの普及に伴い、従業員が個々にAIツールを使用し始める動きが見られました。しかし、これにより、業務情報の取り扱いに関するセキュリティリスクが顕在化するという課題に直面していました。
また、社内では資料作成、データ集計、転記、確認といった手作業が多く、従業員が思考や企画に集中できる時間が不足している状況でした。加えて、デジタルツールの活用習慣やITに関する知識・経験には個人差があり、新しい仕組みを全社に浸透させるための土台づくりも困難でした。他社の事例として「全社導入したが一部しか使われない」「導入して終わる」といったケースを参考に、ツール選定だけでなく、AI活用の定着設計が特に重視されました。
JAPAN AI導入の決め手：トライアル設計とAIエージェントビルダー
伸栄商事が今回のAI導入において最優先としたのは、「セキュリティへの対応」と「形骸化しない導入」でした。JAPAN AIはこれらの要件に対し、セキュアなAI活用環境を提供するとともに、全社展開前に現場の反応やつまずきを確認できる2ヶ月間のトライアル期間を提案しました。このトライアルには、研修、相談会、伴走支援が含まれており、AI推進担当者と現場の双方が段階的に導入を進められるサポート体制が評価されました。
さらに、企画・制作・営業事務など、伸栄商事の幅広い職種に対応できるよう、AIとの対話機能に加え、業務ごとにAI活用の型を作成できる「AIエージェントビルダー」機能も、同社の環境に有効であると判断され、導入の決め手となりました。
約40時間の作業時間削減を実現：具体的な効果事例
トライアルは、各部署から希望者および推薦された2〜3名が参加し、部門横断で計22名によって実施されました。現地研修3回、オンライン研修1回、週1回の相談会を通じて、AI活用の方法やAIエージェントの作成方法について、現場の課題を都度確認しながら進められました。
このトライアルの結果、導入前の合計約52時間かかっていた作業が約12時間まで短縮され、約40時間の削減が実現しました。具体的な改善事例は以下の通りです。
業務効率化の具体例
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マニュアル作成：4時間から1時間へ削減
物流部門では、業務手順のマニュアル作成に従来240分を要していました。AIを活用することで、構成整理や文章の下書きをAIに任せることが可能となり、作業時間を60分に短縮できました。 -
営業実績表の作成：8時間から10分へ削減
過去の実績データをもとに営業用の実績表を一から作成する作業は、年に数回発生するものの、毎回480分ほどの時間を要していました。AIによるデータ整理・表形式への変換の自動化により、10分程度での完了が可能となり、部署全体の負担が大幅に軽減されました。 -
受注メールの内容整理・返信文の作成
営業事務では、取引先からの受発注メールを自動取得し、内容を整理した上で受注確認メールを作成するエージェントが導入されました。これにより、一件ずつの確認・入力作業が自動化され、対応漏れのリスクを減らしつつ処理時間を短縮しています。 -
書類の確認作業における照合負荷の軽減
FAXで届く確認書類をAIに読み込ませ、社内データと照合してチェックを行うエージェントも稼働しています。現時点での精度は約8割ですが、確認作業の負荷を下げる第一歩として活用が始まり、担当者の手作業による確認工数を段階的に削減しています。 -
会議の文字起こし・議事録作成
オンライン会議の録音データから、JAPAN AI SPEECHを活用した文字起こしと議事録作成が行われています。これにより、会議後に担当者が内容を整理・記録する時間が削減され、複数の部署で日常的に活用されています。
現在、オリジナルエージェントは62個にまで増加しており、部署ごとに新たなAI活用事例が生まれることで、社内にはAI活用に前向きな雰囲気が広がり始めています。
伸栄商事からは、「AIを使う前は、会社でできることの守備範囲が暗黙のうちに決まってしまっていた。AI活用で何ができるかを知ることで、業務効率化の先に、今までできなかったことや諦めていたことにも挑戦できるようになる。単なるツール導入に留まらず、働き方改革につなげたい」というコメントが寄せられています。
今後の展望
JAPAN AIは今回の導入事例を通じて、ITに関する知識や経験に差がある組織においても、段階的なトライアル設計と伴走支援がAI活用の定着に有効であることを確認しました。今後も、業務の型化を支援するエージェント機能の拡充や、全社展開を見据えた導入支援体制の強化を進め、幅広い業種・規模の企業におけるAI活用の定着を推進していく方針です。
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