生成AIに入力する前の確認表｜個人情報・仕事の資料・公開範囲を見直す

便利な用途でも、入力内容を先に見る

文章の修正や資料の整理に生成AIを使うとき、まず確認したいのが入力する情報です。内容を貼り付けてから気づくより、入力前に必要な部分だけへ絞るほうが作業を整理できます。この記事では、個人利用でも仕事でも使える確認表を提案します。特定サービスの安全性や設定を保証する記事ではありません。

IPAは、AIの利用時のセキュリティ上の注意として情報の扱いなどを紹介しています。利用するサービス、契約、設定、組織のルールによって条件が違うため、『AIなら一律に大丈夫』と判断せず、自分の環境の公式案内を確認します。

作業に必要な情報だけを残す

メールの言い回しを整えるなら、本名や住所が必要とは限りません。氏名を『相手A』、会社名を『取引先』などに置き換え、目的と文体を説明する方法があります。ただし、名前だけ消しても、案件の内容や珍しい出来事から相手が分かる場合があるため、文章全体を見ます。

入力する前に『この情報がなくても依頼できるか』を一項目ずつ考えます。例示用の架空データでできる作業なら、実際の顧客データを使う必要はありません。金額や日程も、文章の構成を考えるだけなら仮の値に置き換えられることがあります。

確認表は、送信前に使う

下の表は、入力してよいか迷ったときに確認するための形式です。表を埋めたことだけで入力が許可されるわけではありません。分からない項目がある場合は、内容を送る前に規程や担当者の案内を確認します。

仕事の資料は自己判断で持ち出さない

職場で利用が認められたAIと、個人用のAIは同じ条件とは限りません。社内資料、顧客情報、未公開の企画などを扱う場合は、利用可能なサービスとデータの範囲を先に確認します。自分が閲覧できる資料でも、外部サービスへ入力してよいとは限りません。

共有用の文章を作る場合も、元の資料の公開範囲を確認します。要約すると機密性がなくなるとは考えず、要約に残った固有名詞、数字、未発表の内容を見ます。規程が不明なら、公開済みの情報や架空の作例で構成だけを検討できます。

設定と保存の説明は公式ページで読む

履歴、学習への利用、保存期間、削除方法、共有リンクの扱いなどはサービスによって異なり、変更される場合があります。記事やSNSの説明をそのまま自分のアカウントへ当てはめず、利用中のサービスの公式案内と現在の設定を確認してください。

設定画面で一つの項目を変えても、すべてのデータの扱いが変わるとは限りません。自分が期待する扱いと、公式説明の対象範囲を比べます。公開リンクを作る場合は、誰が閲覧できるのかを確認してから共有します。

出力にも入力情報が残っていないかを見る

AIが文章を整えた後は、固有名詞や元の数値が残っていないかを確認します。架空の値に置き換えた文章をそのまま正式な案内として送らないよう、必要な情報を正しいものに戻す作業も別に行います。個人情報の確認と、事実の確認は両方必要です。

参考資料：IPA「AIの利用時に気をつけたいセキュリティのポイント」。確認表と入力の減らし方は当サイトの提案です。メールを整える具体例は、生成AIでメールを整える記事でも扱っています。